Funções nas Sessões de Toastmasters
1. Chegar mais cedo ao local da sessão (preferivelmente 15 min antes).
2. Prepara a mesa de Meet&Greet, dando o teu toque pessoal, com as agendas, as folhas de avaliação, as grelhas das funções técnicas, os folhetos “Encontre Sua Voz” e os cadernos Pathways (alguns comes e bebes se achares importante).
3. Recebe membros e convidados. Aos convidados explica um pouco sobre os Toastmasters e a estrutura das sessões.
4. Garante que todos os membros e convidados têm uma agenda e folhas de avaliação.
5. Durante a sessão, coloca-te estrategicamente para receberes membros e convidados que cheguem atrasados, entregando-lhes a agenda e folhas de avaliação.
6. Durante a sessão serás o moderador do momento Meet&Greet, onde convidas os convidados a irem a palco, onde sugeres que façam uma breve apresentação e nos digam como chegaram ao clube (entre outras questões que queiras colocar) – tem o cuidado de informar previamente os convidados sobre este momento e pedir a sua permissão para serem chamados a palco.
Lembra-te que o teu empenho e simpatia ao desempenhar esta função podem tornar a experiência dos convidados tão positiva que queiram voltar a visitar o nosso clube.
1. Familiariza-te com a agenda do dia.
2. Ao chegar ao local da sessão, verifica se todos os membros com funções estão presentes. Se faltar alguém, tu és o responsável por encontrar um substituto. Se quiseres podes falar com cada membro que tem função e perguntar se está preparado, se tem alguma dúvida, se precisa de ajuda, etc (fala com os avaliadores para perceberes se estão prontos para apresentarem os objetivos dos discursos que vão avaliar).
3. Tu és o guia de toda a sessão, a tua energia e boa disposição é que vão ditar o ritmo da sessão. Prepara de antemão o tema (se tiveres) e as ligações entre funções.
4. Antes de cada intervenção, memoriza quem é o membro que chamarás ao palco para evitares levar papel contigo para o palco.
Não te esqueças de chamar todos os membros a palco com uma salva de palmas (sê tu a iniciar essas palmas, sempre!) e recebe-os com um aperto de mão.
O tempo do Toastmaster para toda a sessão é 20 minutos.
Lembra-te que o teu ritmo, a tua energia e a tua boa disposição ao desempenhar esta função vão ditar o ritmo, energia e boa disposição de todos os elementos presentes na sessão Toastmaster.
1. Esta é uma função que requer preparação prévia. Antecipadamente, escolhe uma palavra diferente, desconhecida ou pouco utilizada no nosso dia a dia, porque o objetivo é aumentar o nosso vocabulário.
2. Prepara uma pequena apresentação dessa palavra com descrição, outras formas de utilização/conjugação, sinónimos e exemplos de utilização.
3. Na sessão, inicialmente serás chamado a fazer a apresentação da palavra que escolheste com todos os pontos anteriores, e onde incentivarás os membros e convidados a incorporá-la nos seus discursos ao longo da sessão.
4. Durante toda a sessão, faz o teu relatório com o registo de quem utilizou a palavra e como, e para quem não utilizou, como poderia ter utilizado (para isto podes usar como recurso uma grelha de apoio à tua função).
Lembra-te que o teu empenho e foco ao desempenhar esta função vão permitir aos membros se desafiarem dentro e fora das sessões Toastmasters.
1. Prepara antecipadamente um mínimo de 5 temas diferentes para apresentares na sessão (convém sempre ter temas a mais). Lembra-te que o tema deve ser curto e aberto para convidar à criatividade.
2. Quando fores chamado a palco, faz uma breve introdução ao tema (sem revelar os tópicos específicos) que sirva para cativar os membros a irem a palco fazer os improvisos.
3. Apresenta o tempo disponível de discurso para cada orador e pede voluntários (não forces os convidados a irem ao palco, e se tiveres convidados voluntários, chama primeiro um Toastmaster para eles saberem como se faz).
4. Chama cada um dos voluntários pelo nome e com uma grande salva de palmas. Dá o tema e retira-te.
5. No final de cada discurso podes fazer um breve comentário, apreciação para que se demonstre a tua escuta ativa durante o discurso.
6. Termina o teu momento em palco com uma conclusão sobre o mesmo (podes falar da importância do tema, das competências dos oradores, da originalidade dos oradores ou até motivar a uma próxima virem novos voluntários experimentar).
Lembra-te que o teu empenho e dinamismo ao desempenhar esta função podem incentivar membros e convidados a saírem da sua zona de conforto e quererem experimentar os improvisos.
1. Familiariza-te com os objetivos do discurso que vais avaliar. Se quiseres ter acesso à folha de avaliação pede ao SAA ou diretamente ao orador.
2. Fala previamente com o orador (antes do dia da sessão ou no próprio IT) para saberes se há algum ponto específico em que ele queira ser avaliado.
3. Durante o discurso está atento a todo o discurso. Vai tirando notas e preparando a tua avaliação da maneira que te faça sentir mais confortável (método sanduíche, Vi-Ouvi-Senti, método SWOT, etc).
4. No momento em que fores ao palco, entrega a tua avaliação com positivismo e boa energia.
5. Tenta dar ao orador um mínimo de 3 pontos de melhoria.
Lembra-te que o teu empenho, a tua energia e a tua motivação ao desempenhar esta função vão permitir ao orador querer melhorar e voltar ao palco para se desafiar novamente.
1. Durante todos os discursos de improviso, vai tirando notas e preparando a tua avaliação.
2. Para cada orador refere o nome e o tópico sobre o qual ele discursou.
3. Na tua avaliação não te esqueças de dar pontos positivos e, pelo menos, um de melhoria a cada orador.
Lembra-te que o teu empenho, a tua energia e a tua motivação ao desempenhar esta função vão permitir aos membros melhorarem a sua capacidade de improviso, dentro e fora das sessões Toastmasters.
1. Analisa a agenda e toma consciência dos oradores de cada função (se tiveres dúvidas dirige-te ao Toastmaster da sessão).
2. Durante a sessão, mantém-te focado e atento para tirar anotações relativas a repetições na linguagem e ao uso de muletas verbais e não verbais, ou seja, sons e gestos que consideres serem distrativos e sem grande valor acrescentado para o discurso. Para te ajudar, tens uma grelha de apoio à tua função.
3. Quando apresentares o teu relatório, deves listar todas as ocorrências registadas, bem como a quantidade com que foram ditas/feitas (evita juízos de valor no teu relatório – “estavas mais nervoso por isso fizeste este movimento”).
Lembra-te que o teu empenho e foco ao desempenhar esta função vão permitir aos membros melhorarem a sua consciência de gestos e sons distrativos nas suas prestações, dentro e fora das sessões Toastmasters.
1. Analisa a agenda e toma consciência dos oradores de cada função (se tiveres dúvidas dirige-te ao Toastmaster da sessão).
2. Durante a sessão, mantém-te focado e atento para tirar anotações relativas ao uso correto e incorreto da gramática, uso estranho ou indevido de linguagem (frases incompletas). Para te ajudar, tens uma grelha de apoio à tua função.
3. Quando apresentares o teu relatório, deves listar todas as incorreções (e bons usos de gramática) e o respetivo número de ocorrências, bem como as correções desses mesmos erros.
Lembra-te que o teu empenho e foco ao desempenhar esta função vão permitir aos membros melhorarem o seu vocabulário e linguagem, dentro e fora das sessões Toastmasters.
1. Ao chegares à sala, confirma que o material que irás utilizar está na sala (semáforo, cartões, cronómetro e grelha de apoio da tua função).
2. Analisa a agenda e toma consciência dos tempos de cada função (se tiveres dúvidas dirige-te ao Toastmaster da sessão).
3. Durante a sessão, mantém-te focado e atento na contagem e registo do tempo de todos os oradores. Lembra-te que cada tempo atingido necessita de indicação luminosa/cartões (tempo inicial – luz/cartão verde, tempo intermédio – luz/cartão amarelo, tempo máximo – luz/cartão vermelho).
4. Se algum orador ultrapassar em 30 segundos o tempo máximo da sua apresentação, liberta o “Gang da Caneta”, fazendo-o perceber que terá mesmo que terminar.
5. Quando apresentares o teu relatório, deves dizer o tempo atribuído a cada função juntamente com o tempo utilizado pelo orador ao desempenhar essa função.
6. Depois de apresentares o teu relatório, a sessão continua e o tempo deve continuar a ser contabilizado.
Lembra-te que o teu empenho e foco ao desempenhar esta função vão permitir aos membros trabalharem a sua gestão de tempo, bem como garantir que a sessão cumpre o tempo.
1. Familiariza-te com a tua equipa pois é essa que tu vais avaliar (SAA, Toastmaster, Palavra do dia, Coordenador Discursos Improviso, Minuto CLUTA, Meet&Greet, Avaliadores, Muletas, Gramática e Tempo).
2. Se quiseres, podes falar com cada membro desta equipa e perguntar se está preparado, se tem alguma dúvida, se precisa de ajuda, etc.
3. Mantém-te atento e focado durante toda a sessão pois a tua avaliação incide sobre TUDO o que acontece desde a chegada ao IT até ao final da sessão.
4. Dá pontos positivos e pontos de melhoria a todos os intervenientes da sessão. verifica se todos cumprem o que lhes é pedido e não fazem funções e tarefas que não lhes são devidas.
Lembra-te que o teu empenho, o teu foco, a tua energia e a tua motivação ao desempenhar esta função vão permitir aos membros melhorarem a maneira como fazem as suas funções e melhorar a qualidade do clube.